Verslag overleg Toekomstvisie Harmonie Erica
d.d. maandag 27 februari 2012.
Aanwezig: Peter Leenders, Pieter Koopman, Mia Broekmans, Jos Doumen, Inge Willems.
Gast: Jos Heutmekers (dirigent).
Afwezig: Mieke Rijzewijk (ziek).
1. Opening en welkom.
Peter opent de vergadering met een bijzonder welkom aan Jos Heutmekers, die als dirigent bij deze vergadering aanwezig zal zijn. Jos Doumen komt iets later.
Peter licht kort het doel van deze bijeenkomst toe: 1 maal per jaar houden we een toekomstvisievergadering, waarin we de eerder gestelde doelen evalueren of bijstellen en nieuwe ideeën naar voren brengen.
2. Verslag 28 februari 2011.
We nemen het verslag tekstueel door. Bij agendapunt 3 (Thema) kunnen we alsnog teruggrijpen naar het verslag.
Er zijn geen opmerkingen over het verslag, zodat het vastgesteld kan worden.
3. THEMA : Toekomstvisie Harmonie Erica.
Peter deelt de resultaten van de Beleidsdag 2009 uit waarin de diverse ambities van de vereniging vermeld staan. Tijdens de Jaarvergadering van 2010 en 2011 is een en ander vastgesteld.
We gaan ook nu weer uit van de 5 genoemde ambities.
* Muzikale ambities.
Voor het aantrekken van leden bij de Harmonie zul je aan ledenwerving moeten doen. Hoe kun je een bepaald instrument onder de aandacht van kinderen brengen? Wat is het juiste moment dat je de leerling in een bepaalde richting van instrumentkeuze kan sturen, zonder daarbij het plezier in musiceren te vergeten?
Bij inschrijving ontvangen de nieuwe leden/leerlingen een introductie brief met richtlijnen vanuit de Harmonie. Voordat een leerling bij het leerlingenorkest aanschuift is er minimaal een jaar verstreken, en is de informatie uit de brief wellicht op de achtergrond geraakt. Deze informatie zou na verloop van tijd herhaald moeten worden. Dit zou bijv. kunnen tijdens een ouderavond, waarbij ouders (hernieuwde) uitleg krijgen over het reilen en zeilen van de muzieklessen en de vereniging. Zo kan er een betere binding ontstaan met de vereniging.
Ook de contacten met de muziekschool moeten goed onderhouden worden en blijven. Jos Heutmekers en Ineke van der Lee hebben hierover contact met elkaar.
Het schoolproject op de basisschool gebeurt i.s.m. de muziekschool. Ook tijdens de uitvoering van dit project worden kinderen gestimuleerd om een bepaald instrument te gaan bespelen. Ook dan kun je enigszins sturen. Mike van Haare wil ook wel met het schoolproject meedoen.
Afspraak: er moet een beter contact gelegd worden tussen leerlingen die muziekles hebben en hun ouders enerzijds en de harmonie als vereniging anderzijds.
Binnen het harmonieorkest is zeker versterking nodig van instrumenten, maar NIET van de trompetten. Liever zouden we hierin een verschuiving willen bewerkstelligen. Omdat we graag aanvulling bij de hoornsectie, is het misschien een optie om binnen de trompetsectie te vragen of er interesse is om door te schuiven. Je houdt hierdoor voldoende bezetting binnen de trompetsectie en je kunt de hoornsectie uitbreiden met goede muzikanten. Er wel rekening mee houdend dat het een traject van ruim een jaar is, voordat er volop meegespeeld kan worden. Verstandig is het om gedurende een langere periode muzieklessen te gaan volgen. De vereniging zou hierin financieel tegemoet kunnen komen (instrument + les).
Misschien zijn er momenteel trompetleerlingen die over zouden kunnen stappen naar hoorn. Hiervoor zal geïnformeerd moeten worden bij de muziekdocent.
Afspraak: Belangrijk om te weten is hoe een en ander in elkaar gestoken moet worden en wat het gaat kosten. Mike van Haare, Pieter Koopman en Jos Heutmekers zullen t.z.t. overleg hebben : wie zou er vanuit het harmonieorkest in aanmerking kunnen komen, zou deze persoon ook willen doorschuiven, wat zijn de mogelijkheden vanuit de leerlingen van de muziekschool (overleg met muziekdocent).
De klarinetsectie zou zeker uitbreiding kunnen gebruiken. Van belang is om te proberen de leerlingen in een beginstadium al te sturen om klarinet te gaan leren spelen. Daarnaast is het ook mogelijk om binnen de gemeenschap te kijken of er potentiele leden zijn: oud-leden die misschien weer bij de vereniging willen aansluiten, of nieuwe inwoners de gemeente.
Afspraak: zaken omtrent leerlingenbeleid moeten op papier gezet worden.
Afspraak: op alle p.r. zetten dat nieuwe leden van harte welkom zijn.
Een ander punt van belang is de communicatie tussen Heituters en Harmonie, en tussen Heituters en
Toeternietoe. Deze communicatie moet goed zijn.
De afspraken tussen Heituters en Harmonie staan duidelijk op papier. Een keer per jaar is er overleg.
Afspraak: de afspraken tussen Toeternietoe en Harmonie moeten nog op papier gezet worden.
Binnen het leerlingenorkest is duidelijk merkbaar dat Toeternietoe, zeker tijdens de voorbije Carnavalsperiode, voor de leden erg belangrijk is. Soms gaat dit ten koste van de repetitie van het leerlingenorkest. Er moet vaak ingegrepen worden, om een en ander weer muzikaal op de rails te krijgen. Dit geldt t.a.v. de houding/motivatie tijdens de repetitie, maar ook t.a.v. de techniek.
Afspraak: ook dit is een punt van aandacht tijdens overleg met muziekdocent. Waar wordt tijdens de les aandacht aan besteed? En wordt dit ook uitgevoerd tijdens de repetities?
De samenwerking werkt natuurlijk naar twee kanten: de Heituters zijn allen lid van Harmonie Erica en presenteren mede de vereniging naar buiten. De meeste leden van Toeternietoe zijn ook lid van Harmonie Erica en voor hen geldt hetzelfde, al is dit minder duidelijk.
* Opleiding en muzikale ambities.
Voor de muziekopleiding ontvangt de vereniging van de Gemeente nog steeds een subsidiebedrag. Dit geldt ook voor het “Project basisschool”.
De werkgroep “Concertplanning” is onlangs opgegaan in de werkgroep “Muziekcommissie”. De Muziekcommissie is hierdoor in leden gegroeid, maar heeft ook meer taken gekregen in de organisatie van concerten en de uitvoering er van.
* Sociale ambities.
Zichtbaar naar buiten en zichtbaar ook in Molenhoek? à verplaatst van “Muzikale ambities” naar “Sociale ambities”.
Omdat onze leden zowel vanuit Mook als vanuit Molenhoek komen, willen we ons als vereniging in beide kernen regelmatig laten zien. Vooral optreden in Molenhoek heeft onze aandacht. Het probleem is, dat er weinig goede locaties voor handen zijn. Misschien is de aula in de nieuwe brede school van Molenhoek straks een optie (najaar 2012?). Er is behoefte om in de 2 kernen concerten te doen, maar dan moet er iets goeds neergezet worden. Goede p.r. is hierin van groot belang. Voor de Muziekcommissie ligt hierin ook een taak. Zij kunnen hiervoor een planning maken, met bijv. een themaconcert.
De voorbereidingen voor een volgende muziekreis zijn in gang gezet. Twee maal per jaar wordt er een activiteit georganiseerd voor de leden.
De Harmonie moet zich ook laten zien binnen de gemeenschap van de gemeente. Dit doet zij door o.a. deelname aan Koninginnedag, Dodenherdenking, 1e Communies, Kermis en Sinterklaas. Voor huwelijksjubilea gebeurt dit op verzoek en alleen als het haalbaar is w.b. tijdstip en aantal muzikanten. We zullen er goed over na moeten denken of het echt effectief is om een serenade te verzorgen. Waar ligt de grens van het aantal muzikanten dat deelneemt? Maar ook moeten we kijken wat we terugkrijgen voor een serenade: plezier van de jubilaris of feestganger(s) en er wordt over het optreden gesproken door de diverse mensen.
De organisatie van de rondgangen moet veel beter. Dit geldt voor de Kermisrondgang, maar ook voor de rondgang voorafgaand aan de Donateursacties. Het blijft moeilijk om een goede vorm te bedenken. Een optie zou zijn om een langere rondgang te houden, met diverse tussenstops.
Goede afspraken en goede communicatie vooraf zijn zeker van groot belang. Zorg dat de leden weten wie het aanspreekpunt is.
Afspraak: omdat het in de maat lopen ook een punt van aandacht is, zal er op korte termijn een keer geoefend moeten worden.
* Communicatie en p.r.
De nieuwe p.r.-borden zijn nog steeds in de maak.
Afspraak: Jos Doumen zal nogmaals met Hans van Kesteren overleggen.
Bij het laatste Nieuwjaarsconcert is de p.r. heel goed verlopen: affiches, krant, t.v. Het vergt wel veel tijd en energie om iets goeds voor elkaar te krijgen. Als je eenmaal een ingang hebt, is het gemakkelijker opnieuw contact te krijgen.
Het nieuwe vaandel is gepresenteerd en de website wordt goed bijgehouden.
Binnenkort is er weer overleg met de Gemeente (subsidies) en met de overige muziekgezelschappen (Fanfare St. Caecilia, DrumShowband Mook).
* Organisatie vereniging.
De taken van de diverse bestuursleden staan op papier. Bij het aantreden van nieuwe bestuursleden, wordt er indien nodig geschoven met taken.
Binnen de vereniging bestaan diverse commissies, gevormd door leden.
De bedoeling is dat er een Sponsorcommissie in het leven geroepen wordt. Een en ander moet nog op papier gezet worden, en hiervoor worden mensen benaderd.
Ook zullen we moeten blijven zoeken naar nieuwe mogelijkheden om extra geld in kas te krijgen (acties?). Eerder hebben we ook al eens gesproken over een “Club van 100” of “Vrienden van HE”. Dit is (nog) niet van de grond gekomen.
Het regelingenboek is in de maak. Hierin komen regels van de vereniging van belang voor de leden.
4. Wat verder ter tafel komt.
Er zijn geen punten ter bespreking meer.
5. Rondvraag.
Er zijn geen punten voor de rondvraag.
6. Sluiting.
Peter sluit de vergadering onder dankzegging van ieders inbreng, en wenst iedereen een goede thuis reis toe.